¿Supone la COVID-19 un cambio en la tramitación de los pagos en la logística?

¿Necesitas ayuda en la gestión de tus cobros pendientes?

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Señor Oebel, describa brevemente su labor.
En TIMOCOM soy responsable del área jurídica y, en particular, del servicio de cobros. Me dedico, concretamente, a la resolución de discrepancias entre clientes y la tramitación de los asuntos legales de la empresa.

 

Lo que nos lleva al tema que nos ocupa: ¿Qué hace de especial el servicio de cobros de TIMOCOM?
…la rápida gestión de los cobros pendientes en su condición de mediador neutral frente a las partes. Cuando existen diferencias entre las partes contratantes procedentes de países con idiomas distintos, ofrecemos nuestros servicios para asegurar que puedan restablecer sus relaciones comerciales en un futuro. Para nuestros clientes es un alivio saber que cuentan con un socio de confianza capaz de superar estos obstáculos.

 

¿De qué obstáculos estamos hablando?
Por mi experiencia, no se trata necesariamente de problemas de carácter jurídico, sino que suelen ser dificultades de comunicación. Se trata fundamentalmente de situaciones causada por el ser humano: pequeñeces, malentendidos, barreras lingüísticas. En estos casos, podemos ofrecer nuestra ayuda en más de 27 idiomas gracias a nuestro equipo internacional. Nuestra especialidad en el sector del transporte y la logística nos permite abordar el problema de forma directa con el cliente. Un servicio de cobros suele contratarse cuando el deudor no reacciona y la comunicación se estanca.  Desde nuestra condición de mediador neutral, podemos restaurar la comunicación entre acreedor y deudor. Con este propósito, examinamos las circunstancias a partir de los documentos, con lo que podemos solventar las diversas cuestiones con objetividad. TIMOCOM se ha comprometido a simplicar la tramitación de todos los procesos logísticos, incluyendo la regulación del flujo de pagos.

 

¿Cómo ha cambiado la situación económica de muchas empresas de transporte a raíz del coronavirus?
Vemos, por una parte, que, a raíz de la situación, algunos sectores han evolucionado de manera distinta. La situación del mercado cambió: la demanda de algunas mercancías aumentó, mientras que la de otras desapareció. Los transportistas y agentes de transporte, que anteriormente contaban con un amplio segmento de clientes, observaron que algunos sectores ya no compraban servicios.  En cambio, las empresas de transporte que se dedicaban al suministro de alimentos, papel higiénico o, en la actualidad, vacunas, experimentan ahora una mayor demanda de sus servicios. No obstante, también las empresas de transporte y logística deben minimizar sus costes, aunque sea temporalmente, mediante la inmovilización de sus parques móviles o la reducción de la jornada de sus empleados. Queda por ver si, teniendo en cuenta los bajos márgenes, las ayudas estatales son suficientes para ofrecer ayuda de forma duradera. Cabe subrayar, en este aspecto, que cada empresa cuenta con una estructura de costes particular.

 

¿Ha cambiado la fiabilidad de pago en la logística como consecuencia de la situación actual?
El mercado es ahora más precavido.  En lo que respecta a la prefinanciación en el sector de la logística, la paciencia ha menguado. Por ejemplo, si un vendedor de servicios había realizado varios transportes para una misma empresa, la práctica habitual del sector era la de acumular varias facturas para su liquidación. En caso de morosidad, estos cobros pendientes se acumulaban también para su presentación al servicio de cobros.

Esta circunstancia ha cambio desde la irrupción del coronavirus. Los vendedores de servicios ya no esperan tanto tras el vencimiento de la factura y presentan con mayor frecuencia las facturas vencidas de forma individual. En general, podemos apreciar, no obstante, un aumento de la  fiabilidad de pago, lo que resulta beneficioso para la rentabilidad de las empresas.

 

¿En qué ámbitos deben actuar las empresas del transporte y la logística para optimizar sus procesos de transporte y reforzar su rentabilidad?
Algunos problemas pueden evitarse. En muchos ámbitos de la logística, los procesos relacionados con el transporte siguen siendo analógicos. Su desarrollo se presta, por tanto, a errores.

Una mercancía debe desplazarse de A a B. Este proceso es necesariamente físico, pero el resto se produce de forma analógica. La recepción de la mercancías se confirma en el albarán. Empieza entonces un proceso lento y falible, especialmente si las entregas se subcontratan hasta 4 o 5 veces. La entrega se confirma en la carta de porte, documento que se remite a los demás eslabones de la cadena de transporte. Un CMR típico cuenta con cuatro copias y es el documento principal de confirmación del transporte realizado y, por ende, de la ejecución del contrato de suministro. Por este motivo, todos los eslabones están interesados en recibir uno de los ejemplares del original.

El comprobante de entrega se envía raramente al comprador de servicios inmediatamente después, puesto que suele permanecer en el camión, acompañando incluso al conductor en sus rutas de conexión antes de que regrese a la oficina. En consecuencia, los justificantes necesarios para la liquidación del servicio se retrasan y ralentizan el pago de la orden. Con este procedimiento existe, además, el riesgo de que los comprobantes de carga no lleguen correctamente a la empresa de transporte. Si el servicio de correos extravía el documento original, resulta más difícil demostrar que el transporte se ha realizado.  Las copias se suelen rechazar como medio de prueba. Surge, en tal caso, una larga cadena de comunicación que puede presentar dificultades. Una variante digital sería de ayuda en este proceso.

 

¿Cómo puede apoyar la digitalización a la logística en la situación actual?
El cambio a la gestión electrónica de documentos puede ser especialmente útil en la actualidad para la logística, puesto que también las oficinas de transportistas y agencias de transporte han sido reemplazadas por la oficina en casa. En estas condiciones, el intercambio de documentos impresos resulta más difícil. La gestión digital de documentos , por su parte, permite una tramitación más rápida.  La jurisprudencia da «vía libre» a los justificantes electrónicos. Lo que muchos desconocen: Un documento escaneado o copiado también tiene validez ante un tribunal. El expediente de transporte ya se suele digitalizar con el fin de conservar la documentación con fines fiscales. 

 

Es decir, que este paso se podría incorporar antes a la cadena de procesos.
La pregunta que se plantean todos los compradores de servicios es si la mercancía ha llegado en buenas condiciones a su destino. Un documento escaneado puede dar respuesta a esta pregunta con la misma fiabilidad. Mi consejo: En cada proceso se debe comprobar si es posible una variante electrónica y, en su caso, acordarla desde un principio. Dentro del plazo de pago convenido puede emplearse así la variante electrónica para permitir la aclaración de preguntas, salvar lagunas comunicativas y dar inicio a los plazos de pago. El original se puede remitir posteriormente por correo postal, en caso necesario. Pues, el objetivo de ambas partes debería de ser el de acortar al máximo el proceso de pago. Se ahorran así tiempo, dinero y nervios.

Creo que, a causa del coronavirus, la tramitación digital del transporte experimentará un fuerte avance. Pues, muchos procesos de la logística se prestan a una mayor digitalización, procesos entre los que se cuentan, por ejemplo, los pagos.

 

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