Cómo encontrar el sistema de gestión de transporte más adecuado
Al elegir el TMS más adecuado, es importante considerar los requisitos de los procesos y las operaciones de la empresa. Las funciones de interfaz abren en este caso nuevas posibilidades
La planificación y organización de transportes es un negocio que requiere tiempo y conlleva con frecuencia estrés. Normalmente, la conexión con el destino no discurre en una línea recta, sino por un trayecto lleno de curvas con múltiples retos e imprevistos. Pues, cada transporte presenta sus singularidades: tipo y tamaño de la carga, especificaciones del vehículo, restricciones en los lugares de carga y descarga, comunicación entre el conductor y los puntos de envío y recepción. Para que todo transcurra fluidamente, el controlador necesita nervios de acero, un séptimo sentido y un sistema de gestión de transporte.
Los sistemas de gestión de transporte (TMS) asisten al controlador en su trabajo diario. Ya pasaron a la historia los tiempos de las grandes pizarras y tablas de elaboración propia para planificar el trayecto diario con la mayor eficacia posible. Además, en tiempos del coronavirus, con los empleados trabajando desde casa, los procesos manuales, como la entrega personal de documentos de un departamento a otro, son prácticamente imposibles. La digitalización se ha establecido hasta cierto punto en la oficina de control de los proveedores de transporte y logística. Pero solo funciona si las empresas trabajan con un software que se adapta a sus exigencias.
Definir los requisitos antes de adquirir un TMS
Las empresas que deseen comprar un TMS, deben tener en cuenta primero sus propios procesos y operaciones en la empresa. Muchos TMS se han especializado en determinados tipos de cargas o solo ofrecen funciones básicas. Quien ofrezca transportes de carga completa por carretera no deberá adquirir, por ejemplo, un programa especializado en el agrupamiento de mercancías que solo incluya las funciones básicas de las cargas completas.
Implicar a los empleados
En la elección del programa, los empleados constituyen una gran ayuda, pues los cambios en los procesos solo funcionan con su participación. Es importante, por tanto, implicar a los empleados en el proyecto desde un principio, y sobre todo durante la elección del software. Es un requisito fundamental para que acepten esos cambios importantes en el día a día laboral. Pues, en última instancia, son los empleados quienes trabajan con el programa.
Determinar las funciones esenciales
Como siguiente paso hay que establecer qué funciones necesita un programa para el trabajo diario. Este proceso puede ser más exhaustivo, no limitándose solo a anotar las funciones actualmente existentes, sino incluyendo también el propio desarrollo. En esta fase resultan muy útiles los denominados documentos de requisitos que no solo permiten recoger los procesos que determinan el proceso de transporte, sino que también sirven para facilitar la elección del proveedor de TMS. Pues si en la oferta de la empresa de software no se incluyen funciones relevantes, estos proveedores ya quedan excluidos.
Atención a las interfaces
Un TMS no es la panacea que controla cada paso de la cadena del proceso, por lo que suele ser necesario, dependiendo de la estructura empresarial y de la gestión de procesos desde la entrada de pedidos hasta la administración financiera y la emisión de facturas, crear interfaces a otros programas y sistemas. Los proveedores de transporte y logística que trabajan, por ejemplo, con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), deben contar con una conexión a este sistema para poder intercambiar información fundamental como datos básicos y números de contratos. De este modo no solo se reducen las fuentes de error, sino que también se asegura que las diferentes fases del trabajo no se ejecuten por partida doble y que el controlador pueda concentrarse en distribuir las órdenes de carga de forma óptima entre los vehículos.
Conexión automática a terceros
Las interfaces no son utilizadas únicamente, no obstante, para los programas de oficina internos. Para que los controladores puedan desempeñar sus tareas digitalmente, se requieren otras interfaces. De este modo se pueden integrar automáticamente, por ejemplo, las bolsas de cargas, los sistemas telemáticos y los socios comerciales en los procesos diarios para así sincronizar fácilmente los datos relevantes.
Como técnica de interfaces se utiliza la interfaz de programación de aplicaciones (API), que garantiza el intercambio de datos entre los programas y su precisa lectura.
Con el Smart Logistics System de TIMOCOM, los usuarios tienen la posibilidad de acceder de forma fácil, segura y rápida a muchas otras aplicaciones a través de una interfaz. Entre ellas se cuenta la bolsa de cargas con hasta 750.000 ofertas diarias de cargas y camiones, así como herramientas y funciones con las que puedan controlarse y rastrearse digitalmente las órdenes de carga en el transporte de mercancías por carretera. El uso de interfaces permite ejecutar los procesos logísticos de forma rentable y eficiente.